自動返信メールの例文集【社外対応にそのまま使える】印象が良い書き方とマナー

社外向けの自動返信メールは、あなたの会社の「第一印象」を決める大切なメッセージです。

たとえ自動で送るメールでも、文面の丁寧さや構成次第で相手の受け取り方は大きく変わります。

この記事では、「自動返信メール例文社外」で検索される主要なニーズをすべてカバーし、すぐに使えるテンプレートをフルバージョンで紹介します。

一般的なお問い合わせから、休暇・不在、資料請求、海外取引先向けまで幅広く対応。

コピペOKの例文集と、印象を良くするコツをセットでまとめているので、自社の自動返信メール改善にすぐ役立てられます。

ビジネスの信頼を高める「伝わる自動返信」を一緒に整えていきましょう。

社外向け自動返信メールとは？
1. 社内メールとの違いと役割
2. なぜ「自動返信」は印象を左右するのか
印象を良くする社外向け自動返信メールの基本構成
すぐ使える！社外向け自動返信メールの例文集【フルテンプレ付き】
目的別に見るフルバージョン例文【コピペOK】
印象を良くする自動返信メール作成のコツ
まとめ！自動返信メールは“信頼の入口”
1. 読まれる自動返信メールに共通する3つのポイント
2. テンプレを整えるだけで変わる印象と効率

社外向け自動返信メールとは？

ここでは、社外向け自動返信メールの基本的な意味と役割について解説します。

ビジネスにおける自動返信メールは、取引先や顧客に対して「確かに受け取りました」と伝える大切なメッセージです。

特に社外向けの場合は、会社の印象を左右する“最初のコミュニケーション”ともいえます。

社内メールとの違いと役割

社外向けと社内向けでは、文章のトーンや敬語の使い方に大きな違いがあります。

社内では「了解しました」「確認しますね」など柔らかい表現でも問題ありませんが、社外ではより丁寧な言葉づかいが求められます。

たとえば、次のような違いがあります。

場面	社内向け	社外向け
お礼	ありがとう	誠にありがとうございます
確認	確認しておきます	内容を確認させていただきます

社外メールでは「丁寧さ」が信頼につながるという意識を常に持つことが大切です。

なぜ「自動返信」は印象を左右するのか

メールを送った直後に返信が届くと、相手は「すぐに対応してくれた」と感じます。

このスピード感が、信頼や安心感を生むきっかけになります。

また、自動返信を設定しておくことで、担当者が不在でも「対応中である」ことを明確に伝えられます。

結果として、トラブルや誤解を防ぎ、スムーズなやり取りが可能になります。

自動返信メールは、単なる機械的な返答ではなく、会社の信頼を支える第一歩です。

「受け取っています」「これから対応します」というメッセージを丁寧に伝えることが、印象アップの鍵になります。

印象を良くする社外向け自動返信メールの基本構成

ここでは、社外向け自動返信メールを作成する際の基本構成と、印象を良くするための文体のコツを解説します。

自動返信はテンプレートであっても、形式的すぎると冷たく感じられます。

丁寧さと温かみのバランスを意識することで、受け取った相手に信頼感を与えることができます。

4つの基本要素（挨拶・受信確認・対応案内・締め）

自動返信メールは、以下の4つの要素で構成するのが基本です。

構成要素	内容	例文の一部
挨拶・お礼	メールを受け取った感謝を伝える	お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
受信確認	メールを確かに受け取った旨を伝える	内容を確認のうえ、担当よりご連絡いたします。
対応案内	今後の流れや返信時期を明示	〇営業日以内にご連絡いたします。
締めと署名	お礼と連絡先を丁寧に記載	今後ともよろしくお願いいたします。

この4ステップを押さえることで、どのような相手にも安心感を与えることができます。

特に「受信確認」と「対応案内」を省略しないことが大切です。

印象を良くする文章トーンと敬語の使い方

社外向けでは、文章のトーンや語尾の選び方によって印象が大きく変わります。

「〜させていただきます」「〜申し上げます」といった丁寧な表現を使うことで、機械的な印象を避けられます。

悪い例	改善例
メールを受け取りました。	お問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。内容を確認のうえ、担当よりご連絡申し上げます。
返信までお待ちください。	通常〇営業日以内にご返信いたしますので、今しばらくお待ちください。

また、句読点の位置や改行も印象を左右します。

スマホで読まれることを意識し、1〜2文ごとに改行を入れるのがおすすめです。

「相手が読みやすいか」を常に意識することが、信頼を生む自動返信の第一歩です。

メール件名・署名を整えるポイント

件名と署名は、本文以上に「印象を決める要素」です。

件名は短く、内容が一目で分かるようにしましょう。

件名の良い例	件名の悪い例
お問い合わせありがとうございます	Re: お問い合わせ
資料請求を受け付けました	資料の件

また、署名には会社名・部署名・担当名・連絡先を明記し、誰からのメールか一目で分かるようにします。

署名がないと「誰から来たメールか分からない」という不安を与えてしまうため、必ず記載しましょう。

「件名＋署名」で誠実さを伝える」——これが印象の良い自動返信の基本形です。

すぐ使える！社外向け自動返信メールの例文集【フルテンプレ付き】

ここでは、実際に使える社外向け自動返信メールの例文を目的別に紹介します。

すべて件名から署名までのフルテンプレート形式で掲載していますので、そのままコピペして活用できます。

例文ごとに文面のトーンと使いどころを簡単に説明します。

① 一般的なお問い合わせ対応時の例文（基本形・丁寧形）

もっとも汎用的に使えるのが、お問い合わせを受けたときの自動返信メールです。

目的	対応トーン	使用場面
一般的なお問い合わせ	丁寧	顧客・取引先からの連絡時

【例文（基本形）】

件名：お問い合わせありがとうございます

〇〇株式会社
〇〇様

このたびは弊社へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

お送りいただいた内容を確認のうえ、担当者より順次ご連絡申し上げます。

通常、〇営業日以内にご返信いたしますので、今しばらくお待ちください。

今後ともよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――
株式会社〇〇
カスタマーサポート担当
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
TEL：03-xxxx-xxxx
――――――――――――――――

【例文（より丁寧な表現）】

件名：お問い合わせを承りました（株式会社〇〇）

〇〇株式会社
〇〇様

平素よりお世話になっております。
このたびは弊社へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

内容を確認のうえ、担当部署より改めてご連絡を差し上げます。

恐れ入りますが、ご返信までにお時間をいただく場合がございます。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

――――――――――――――――
株式会社〇〇
お客様相談窓口
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
――――――――――――――――

件名に社名を入れると、相手が見つけやすく信頼感が高まります。

② 休暇・不在時の例文（代理担当あり／なし）

担当者が出張や休暇中の場合は、不在期間と代替連絡先を明示するのがマナーです。

状況	対応方法
担当者が不在	復帰日と代理連絡先を明記
代理がいない	対応再開時期を伝える

【例文（代理担当あり）】

件名：【自動返信】〇〇（担当者名）不在のお知らせ

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

現在、〇月〇日（〇）まで不在にしております。

お急ぎの件につきましては、下記担当までご連絡ください。

――――――――
代理：カスタマーサポート宛
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
――――――――

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

【例文（代理担当なし）】

件名：【自動返信】〇〇（担当者名）不在のお知らせ

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

誠に恐れ入りますが、現在〇月〇日（〇）まで不在にしております。

いただいたメールは、復帰後に順次対応させていただきます。

ご返信までにお時間をいただく場合がございますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

③ 資料請求・応募受付時の例文

フォーム送信後に送られる自動返信メールでは、次の手順を案内するのがポイントです。

【例文】

件名：資料請求を受け付けました

〇〇様

このたびは資料請求をいただき、誠にありがとうございます。

ご入力いただいたメールアドレス宛に、資料ダウンロード用URLをお送りしております。

メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――
株式会社〇〇
資料配布担当
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
――――――――――――――――

④ クレーム・トラブル対応時の例文

不具合報告などへの返信では、まず「真摯に受け止めている姿勢」を示すことが重要です。

【例文】

件名：【自動返信】お問い合わせを受け付けました

〇〇株式会社
〇〇様

このたびは弊社へのご連絡、誠にありがとうございます。

いただいた内容を確認のうえ、担当部署より順次ご連絡申し上げます。

内容によっては調査にお時間をいただく場合がございますが、できる限り早くご対応いたします。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

⑤ 英文で送る自動返信メール例文（海外取引先向け）

海外の取引先向けには、シンプルでフォーマルな英語表現を使いましょう。

【Example】

Subject: Thank you for your inquiry

Dear [Name],

Thank you for contacting [Company Name].

We have received your message and will get back to you within [X] business days.

Best regards,
[Company Name]
Customer Support Team
Email: xxxx@xxxxx.co.jp

目的に応じたテンプレートを整えておくことで、すぐに対応できる体制が整います。

目的別に見るフルバージョン例文【コピペOK】

ここでは、さまざまなビジネスシーンで使える完全版の自動返信メール例文を紹介します。

件名から署名まで一括でコピーして使えるように構成しています。

社内共有用のテンプレートにも活用できる内容です。

お問い合わせ対応・営業窓口版

営業窓口や問い合わせフォームからの連絡を受け取った際に使える定番テンプレートです。

【フルテンプレート】

件名：お問い合わせを承りました（株式会社〇〇）

〇〇株式会社
〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

このたびは弊社へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

内容を確認のうえ、担当部署より順次ご連絡を差し上げます。

通常、〇営業日以内にご返信いたしますが、内容によりお時間をいただく場合がございます。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

――――――――――――――――
株式会社〇〇
営業サポートセンター
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
TEL：03-xxxx-xxxx
――――――――――――――――

件名と冒頭の挨拶に社名を入れると、よりフォーマルで信頼されやすい印象になります。

採用応募受付版

採用応募フォーム経由のメールに対して送る自動返信テンプレートです。

応募者に「受け取った」「内容を確認中である」と明確に伝えましょう。

【フルテンプレート】

件名：応募を受け付けました（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは弊社の採用募集へご応募いただき、誠にありがとうございます。

ご入力いただいた内容を確認のうえ、選考担当者より改めてご連絡いたします。

恐れ入りますが、ご連絡までに数日お時間をいただく場合がございます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
株式会社〇〇
採用担当
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
――――――――――――――――

休暇中の個人担当者版

個人宛てに届いたメールへの自動返信テンプレートです。

代理連絡先を添えることで、取引先に安心感を与えます。

【フルテンプレート】

件名：【自動返信】〇〇（担当者名）不在のお知らせ

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

誠に恐れ入りますが、現在〇月〇日（〇）まで不在にしております。

お急ぎの場合は、下記の担当者までご連絡をお願いいたします。

――――――――
代理：カスタマーサポート
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
――――――――

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

カスタマーサポート代表窓口版

問い合わせ件数が多い企業や部署におすすめのテンプレートです。

複数担当者で対応する場合に適しています。

【フルテンプレート】

件名：【自動返信】お問い合わせを受け付けました

〇〇様

このたびは株式会社〇〇へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

内容を確認のうえ、担当者より順次ご連絡を差し上げます。

回答までに〇営業日ほどお時間をいただく場合がございます。

恐れ入りますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

――――――――――――――――
株式会社〇〇
カスタマーサポート窓口
E-mail：xxxx@xxxxx.co.jp
TEL：03-xxxx-xxxx
――――――――――――――――

各テンプレートは文面を少し調整するだけで、ほとんどの社外対応に応用できます。

ポイントは「誰宛ての返信なのか」と「次のアクションを明示する」こと。

これにより、受信者が安心して次の連絡を待つことができます。

印象を良くする自動返信メール作成のコツ

ここでは、自動返信メールをより丁寧で印象の良いものにするための実践的なコツを紹介します。

文章のトーンや構成だけでなく、細かな気配りが信頼を左右します。

“温かみのある自動返信”を目指していきましょう。

機械的に見えない「温かみ」を出す表現

自動返信メールはテンプレートであるため、どうしても無機質になりがちです。

しかし、ほんの少し言葉を工夫するだけで印象が大きく変わります。

NG表現	好印象な表現
メールを受け取りました。	お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
返信までお待ちください。	内容を確認のうえ、担当者より順次ご連絡申し上げます。
ご理解ください。	ご理解賜りますようお願い申し上げます。

このように、少し言い換えるだけで、同じ意味でも柔らかく感じられます。

「いただく」「申し上げる」などの敬語を適切に使うと、誠実さが伝わります。

件名と署名で信頼を伝える書き方

件名と署名は、最初と最後に目に入る重要な部分です。

件名は「誰から・何の件で」なのかを簡潔に表現します。

件名の良い例	ポイント
お問い合わせを承りました（株式会社〇〇）	社名を入れて信頼性を高める
資料請求を受け付けました	目的を明確にする

署名では、会社名・部署名・担当者名・メールアドレス・電話番号を明示します。

相手が「誰とやり取りしているか」一目でわかる状態をつくることが大切です。

自動返信トラブルを防ぐチェックリスト

自動返信設定を誤ると、トラブルが発生することがあります。

下記のチェックリストを設定前に確認しておきましょう。

チェック項目	確認内容
① テスト送信	自分宛に送って動作を確認する
② 宛先設定	「全員返信」など誤送信設定がないか確認
③ 件名	自動返信であることが一目で分かる表記になっているか
④ 署名	誤った担当名や部署が記載されていないか

特に「無限ループ」には注意が必要です。

自動返信同士が繰り返し反応し合う設定になっていないか、必ずテストを行いましょう。

セキュリティ・個人情報の扱いで気をつける点

社外向けのメールでは、必要以上の個人情報を含めないことが基本です。

署名には代表的な連絡先のみを記載し、個人アドレスや社内限定情報は避けましょう。

代表アドレス（info@〜など）を使用する
個人名を出す場合は「〇〇（部署名）担当」など役職単位にする
メール内で他の顧客情報を引用しない

「必要最小限かつ信頼できる情報」だけを載せるのが、社外対応の基本です。

まとめ！自動返信メールは“信頼の入口”

ここまで、社外向け自動返信メールの基本構成や例文、印象を良くするコツを紹介してきました。

最後に、自動返信メールを整えることで得られる効果と、信頼されるメールの共通点を整理しましょう。

読まれる自動返信メールに共通する3つのポイント

多くのビジネス現場で信頼される自動返信メールには、次の3つの共通点があります。

ポイント	内容
① すぐに届く	スピード感が信頼につながる
② 誠実な言葉づかい	「いただき」「申し上げます」など丁寧語を適切に使用
③ 明確な案内	返信時期や連絡先をはっきり伝える